ПОЛОЖЕННЯ про відділ діловодства та контролю апарату Білгород-Дністровської районної державної адміністрації

     1. Відділ діловодства та контролю апарату районної державної адміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату Білгород – Дністровської районної державної адміністрації, який  підзвітний та підконтрольний керівнику апарату районної державної адміністрації .

     2. Відділ  у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами і дорученнями Президента України, актами і дорученнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної та районної державних адміністрацій та цим Положенням.

     3. Відділ утворюється головою районної державної адміністрації, входить до її складу і забезпечує виконання покладених на нього завдань.

     4. Відділ створюється для документального обслуговування апарату та структурних підрозділів райдержадміністрації, забезпечення організації діловодства та здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голів обласної та районної державних адміністрацій, організовує роботу з розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, одержаних поштою та на особистих прийомах керівництвом райдержадміністрації; організовує прийом громадян; надає методичну допомогу структурним підрозділам райдержадміністрації, виконкомам сільських рад з організації роботи ведення діловодства та контролю, в організації роботи із зверненнями громадян, проводить перевірки в структурних підрозділах райдержадміністрації та вивчає роботу виконкомів сільських рад.

     5. Відділ забезпечує діяльність райдержадміністрації згідно з поставленими ним завданнями:

     5.1. Приймає, реєструє, контролює і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, документи з грифом „Для службового користування“, а також внутрішню документацію райдержадміністрації, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, веде комп'ютерну базу даних вхідних, вихідних, розпорядчих документів, доручень керівництва райдержадміністрації, протоколів засідань колегії, апаратних нарад під головуванням голови райдержадміністрації, веде облік запитів на інформацію згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації»  та інших документів районної державної адміністрації

    5.2.  Реєструє і веде облік звернень громадян, забезпечує ведення комп’ютерної системи обліку звернень громадян, оперативної і підсумкової статистики звернень.

    5.3. Організовує роботу з розгляду пропозицій, заяв і скарг, одержаних поштою та на особистому прийомі керівництва райдержадміністрації, інформує керівництво райдержадміністрації про характер звернень громадян.

    5.4. Забезпечує ведення бази «Дело 12.0», оновлення інформації в розділах «Розпорядження», «Накази», «Звернення громадян» та веб–сторінки райдержадміністрації в мережі Інтернет.

    5.5. Здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голови обласної та районної державної адміністрацій, запитів і звернень народних депутатів України  та депутатів місцевих рад (далі – документи) та аналізує причини порушення строків виконання документів, вносить пропозиції щодо їх усунення.

     5.6. Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

    5.7.  Готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам райдержадміністрації, територіальним підрозділам центральних органів виконавчої влади щотижневі письмові нагадування – попередження про закінчення строків виконання  документів, що перебувають на контролі.

    5.8. Готує інформаційно – аналітичні матеріали для голови, його заступників  та керівника апарату райдержадміністрації щодо виконання документів, причин порушення строків виконання документів, пропозиції щодо їх усунення.

   5.9. Проводить моніторинг строків виконання документів та своєчасно інформує голову райдержадміністрації, його заступників та керівника апарату про стан виконання документів.

   5.10. Готує проекти розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації, проекти наказів керівника апарату райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу; друкує та тиражує розпорядження (накази) голови та керівника апарату райдержадміністрації; своєчасно доводить їх до відповідних структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян. У разі необхідності видає копії , витяги з протоколів і розпоряджень (наказів) голови та керівника апарату райдержадміністрації, які засвідчуються печаткою відділу.

    5.11. Аналізує проекти розпоряджень (наказів) голови та керівника апарату райдержадміністрації на відповідність їх попереднім власним розпорядчим документам і документам вищих органів влади.

    5.12. Складає зведену номенклатуру справ апарату  райдержадміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають передачі до Державного архіву.

    5.13. Організовує роботу архіву апарату райдержадміністрації відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи», бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи для передачі до Державного архіву.

    5.14. За дорученням  керівництва  райдержадміністрації перевіряє стан організації перевіряє стан організації діловодства та контролю за виконанням у структурних підрозділах райдержадміністрації, виконкомах сільських рад, надає їм методичну допомогу в удосконалені форм і методів роботи з документами.

     5.15. Забезпечує культуру діловодства, комп’ютеризації, засобів організації техніки в районній державній адміністрації, сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників, які ведуть діловодство і контроль у структурних підрозділах райдержадміністрації.

    5.16. Бере участь у підготовці інструктивних та методичних матеріалів з питань організації діловодства і контролю, необхідних для роботи апарату, структурних підрозділів райдержадміністрації, виконкомах сільських рад.

    5.17. Розробляє та подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення діловодства і контролю за станом виконавської дисципліни керівнику державної служби  райдержадміністрації.

    5.18. Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії  та апаратних нарадах районної державної адміністрації питань про стан  виконання актів і доручень Президента України та виконання документів у структурних підрозділах районної державної адміністрації, територіальних підрозділах центральних органів виконавчої влади, виконкомах сільських рад кожного кварталу.

    5.19. Виконує інші функції, відповідно до покладених на нього завдань.

    6. Відділ має право:

    6.1. Відповідно до планів роботи райдержадміністрації та за дорученням керівництва райдержадміністрації проводити в структурних підрозділах райдержадміністрації, виконкомах сільських рад перевірки виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення депутатів усіх рівнів.

    6.2. Перевіряти і контролювати дотримання вимог законодавства про звернення громадян в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації.

    6.3. Знайомитись зі станом ведення діловодства по зверненням громадян, здійснювати контроль за виконанням нормативних актів у відділах, управліннях, інших структурних підрозділах райдержадміністрації, у виконкомах сільських рад.    6.4.  Одержувати необхідну інформацію, а у разі потреби – відповідні документи від структурних підрозділів  районної державної адміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування.

   6.5. Одержувати від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування  письмові та усні пояснення  з питань, що виникають під час перевірок виконання документів, та стану роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

   6.6.  Залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів  місцевого самоврядування, науковців та інших фахівців, працівників підприємств, установ та організацій (за їх згодою) для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні документів та роботі з реагування на запити і звернення депутатів усіх рівнів.

   6.7. Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення депутатів усіх рівнів.

   6.8. Брати участь у засіданнях колегій, нарад, що проводяться в районній державній адміністрації.

    6.9. Подавати в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань діловодства та контролю в структурних підрозділах райдержадміністрації.

    6.10. Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб райдержадміністрації.

    6.11.Повертати на доопрацювання структурним підрозділам райдержадміністрації проекти розпоряджень, доручень та інші документи, які подані з порушенням вимог Регламенту райдержадміністрації та Інструкції з діловодства в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації.

    6.12.  При вирішенні питань, що належать до його компетенції, відділ взаємодіє з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, виконкомами сільських рад.

    7. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником  апарату  райдержадміністрації згідно з Законом України «Про державну службу».

    8. Начальник відділу:

    8.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

    8.2. Подає на затвердження керівнику апарату  районної державної адміністрації положення про відділ.

    8.3. Визначає завдання і розподіляє функціональні обов’язки між працівниками відділу, забезпечує підвищення їх професійної кваліфікації.

    8.4. Готує і подає керівнику державної служби для подальшого затвердження Положення про відділ та посадові інструкції.

    8.5. Планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації.

    8.6. Надає керівнику державної служби райдержадміністрації звіт про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи.

    8.7. Вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу та розробляє проекти відповідних рішень.

    8.8.  Бере участь у роботі комісій, робочих груп чи визначає спеціалістів відділу, які мають працювати у складі цих тимчасових органів.

    8.9. Відповідає за зберігання та законність використання гербової печатки райдержадміністрації та печатки відділу.

    8.10. Вносить в установленому порядку подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень.

    8.11. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.

    8.12. Забезпечує додержання  працівникам відділу  правил внутрішнього трудового розпорядку.

    8.13. Виконує інші обов’язки, покладені на відділ керівником апарату районної державної адміністрації.

    8.14. Здійснює добір кадрів.

    8.15. Організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності працівників відділу.

    8.16. Проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу.

     8.17. Забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни.

     8.18. Здійснює інші повноваження, визначені законом.

    9. Працівників відділу призначає на посади і звільняє з посад керівник  апарату  райдержадміністрації.

    10. На державних службовців відділу поширюється всі обов’язки, обмеження і права державних службовців, передбачення Законом України, «Про державну службу», іншими нормативними актами про державну службу і інших працівників.

    11. Відділ має печатку зі своїм найменуванням.

    12. Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.

    13. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників  відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.