ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ НАЧАЛЬНИКА ВІДДІЛУ ДІЛОВОДСТВА ТА КОНТРОЛЮ АПАРАТУ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

І.ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1. Начальник відділу діловодства та контролю апарату райдержадміністрації забезпечує контроль за виконанням структурними підрозділами районної державної адміністрації законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, доручень Глави Адміністрації Президента України, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій (далі - документи),   за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад, громадян а також аналіз причин порушення термінів виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.

  1. Начальник відділу діловодства та контролю апарату

райдержадміністрації призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації за погодженням керівника апарату районної державної адміністрації та за попереднім погодженням Одеської обласної державної адміністрації.

  1. Здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну

відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

  1. Начальник відділу діловодства та контролю апарату районної державної

адміністрації безпосередньо підпорядковується голові та керівнику
апарату районної державної адміністрації.

5. Повинен знати та керуватися в своїй роботі Конституцією України; законами України „Про державну службу” та „Про засади запобігання і протидії корупції”, нормативними документами, що стосуються державної служби та діяльності районної державної адміністрації; указами та розпорядженнями Президента України, постановами Верховної Ради України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та районної державних адміністрацій, цією інструкцією, а також іншими нормативно-правовими актами, що регулюють ведення контролю за виконанням документів; повинен знати основи державного управління та політики держави; методи контролю рішень та доручень; правила ділового етикету; правила та норми охорони праці, правила техніки безпеки, протипожежного захисту; основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби; ділову мову; володіти державною мовою. 

 

 

     КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

 

Вища   освіта   відповідного   професійного   спрямування   за   освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра;

Стаж роботи за фахом у державній службі на керівних посадах не менш З років або стаж роботи за фахом в інших сферах не менш 5 років.

Післядипломна   освіта       у   сфері   управління:    магістр   державного управління за відповідною спеціалізацією.

На період відпустки головного спеціаліста відділу діловодства і контролю райдержадміністрації його обов’язки виконує інший головний спеціаліст відділу діловодства і контролю райдержадміністрації та начальник відділу.

 

ІІ. ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ 

1.        Здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну
відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

2.    Визначає завдання і розподіляє функціональні обов'язки між
працівниками відділу, забезпечує підвищення їх професійної кваліфікації.

3.         Готує і подає  керівнику апарату райдержадміністрації для   подальшого затвердження головою   райдержадміністрації Положення про відділ та посадові інструкції.

4. Відповідає за зберігання та законність використання гербової та інших печаток і штампів апарату райдержадміністрації.

5. Організовує разом з відділом організаційної - кадрової роботи апарату районної державної  адміністрації роботу з  добору  та розстановки  кадрів, підвищення їх кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу.

  1. Вносить в установленому порядку подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень.

7.  Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.

          8. 3абезпечує додержання працівниками відділу Правил внутрішнього трудового розпорядку.

9.    Забезпечує організацію діловодства райдержадміністрації, контролює
строки проходження і виконання службових документів; надає методичну
допомогу управлінням, відділам райдержадміністрації, виконкомам сільських
рад в організації роботи з ведення діловодства.

10.    Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію,
а також внутрішню документацію райдержадміністрації.

11.      Друкує та тиражує розпорядження голови районної державної
адміністрації, за висновком юридичного відділу апарату організовує їх
реєстрацію в управлінні юстиції Білгород-Дністровського району, своєчасно
доводить їх до відповідних відділів, управлінь райдержадміністрації,
виконкомів сільських рад, підприємств, установ, організацій, службових осіб та

громадян.

          12.  Забезпечує доступ до публічної інформації в райдержадміністрації.

          13. Складає зведену номенклатуру справ апарату райдержадміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення  і зберігання справ, що підлягають передачі до державного архіву.

14.  Вносить на розгляд керівництва райдержадміністрації пропозиції з питань, що

належать до компетенції відділу. Планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації;

15.      Бере участь у роботі комісій, робочих груп чи визначає
спеціалістів відділу, які мають працювати у складі цих тимчасових органів.

16.  Виконує інші обов'язки, покладені на відділ головою районної державної адміністрації.

  1. Організовує роботу з розгляду пропозиції, заяв і скарг, одержаних поштою та на особистому прийомі керівництва райдержадміністрації, організовує прийом громадян, інформує керівництво райдержадміністрації про характер звернень громадян.

18. Контролює виконання управліннями, відділами райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями Закону України «Про звернення громадян», доручень щодо вирішення питань, які порушували у листах громадяни.

  1. Аналізує звернення громадян, вивчає причини, що породжують скарги, реагування на порушення законодавства.
  2. Вивчає практику роботи управлінь, відділів райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування щодо забезпечення належного розгляду звернень громадян, одержує від них статистичні дані про надходження на розгляд заяв і скарг для аналізу та складання річних підсумків роботи.

21.       За дорученням голови та керівника апарату
райдержадміністрації перевіряє у відділах, управліннях райдержадміністрації,
виконкомах сільських рад стан організації діловодства, надає їм методичну
допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами.

22. 3абезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, комп'ютеризації, забезпечує систематичне підвищення ділової кваліфікації працівників відділу.

     23. Контролює стан трудової та виконавчої дисципліни у відділі. Бере участь у розробці   і виданні довідників та інших посібників з питань організації діловодства, необхідних для роботи райдержадміністрації, виконкомів сільських рад.

    24. Забезпечує підготовку та передачу на постійне зберігання документів апарату районної державної адміністрації до архівного відділу райдержадміністрації.

 

  1. III.            ПРАВА

 

Начальник відділу діловодства та контролю апарату райдержадміністрації має право:

1.Вносити на розгляд керівника апарату райдержадміністрації пропозиції щодо поліпшення роботи відділу, підрозділів райдержадміністрації та приймати рішення у відповідності з посадовими обов'язками.

2. Знайомитися зі станом діловодства та вимагати від працівників виконання встановлених правил роботи з документами.

3. Запитувати від структурних підрозділів райдержадміністрації відомості, які необхідні для вдосконалення форм та методів роботи з документами.

          4.  Вимагати від виконавців дотримання правил підготовки, оформлення та термінів виконання службових документів,  повертати                  їх виконавцям      документи та вимагати доопрацювання у випадках порушення інструкції з діловодства.

5. У встановленому порядку запитувати та безкоштовно отримувати від державних органів влади, підприємств, установ, організацій, громадських об’єднань необхідні статистичні та оперативні дані, звіти з питань, що стосуються діяльності відділу.

6. Залучати фахівців структурних підрозділів районної державної адміністрації, за погодженням з їх керівниками, при розгляді питань, які входять до його компетенції.

7. Готувати у встановленому порядку запити на отримання від підрозділів органів виконавчої влади,  підприємств та установ інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.
           8. Узгоджувати проекти документів, візувати у межах своєї компетенції окремі документи. 
           9. Брати участь у нарадах  і проводити їх ( з питань, що відносяться до компетенції відділу)  . 

10. Проводити у межах своєї компетенції перевірки виконання структурними підрозділами районної державної адміністрації законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, доручень Глави Адміністрації Президента України, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій

11. Готувати інформаційні матеріали. 
            12. Подавати керівництву районної державної адміністрації проекти розпоряджень та доповідні записки з питань удосконалення організації діловодства і контролю;

          13. Здійснювати особистий прийом громадян з питань, що стосуються діяльності

відділу, та вживати заходів щодо своєчасного розгляду їх пропозицій, заяв, скарг. 

           14. Вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до компетенції відділу

            15. Завіряти печаткою “Відділ діловодства і контролю” документи у випадках, передбачених Регламентом районної державної адміністрації і нормами діловодства.

           16. Вимагати від виконавців дотримання правил підготовки, оформлення та термінів виконання службових документів;

           17 .  Вносити пропозиції:

щодо зняття з контролю документів або  продовження строків їх виконання, реагування на запити і звернення народних депутатів України і депутатів місцевих рад;

  щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб райдержадміністрації



 

IV. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

 

Начальник відділу діловодства та контролю апарату райдержадміністрації несе відповідальність за:

  • Повне і чітке виконання покладених на нього завдань та функцій, встановлених положенням про загальний відділ апарату райдержадміністрації;
    • Систематичне підвищення кваліфікації через навчання;
    • Раціональну організацію праці відділу;
    • Дотримання правил внутрішнього розпорядку, трудової та виконавської дисципліни;
    • Збереження документації та матеріальних цінностей, закріплених за відділом.

 

V. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ (ЗВ' ЯЗКИ) ЗА ПОСАДОЮ.

 

Начальник відділу діловодства та контролю апарату райдержадміністрації взаємодіє з відділами, управліннями, іншими структурними підрозділами райдержадміністрації, установами, організаціями, підприємствами району, сільськими, селищними радами з питань, що відносяться до компетенції відділу, у порядку та терміни, визначені нормативно-правовими актами, Регламентом Білгород-Дністровської районної державної адміністрації та Положенням про відділ. 

Взаємовідносини головного спеціаліста з іншими органами державної влади та органами місцевого самоврядування здійснюються в установленому законами порядку з метою забезпечення належного виконання покладених на відділ діловодства і контролю райдержадміністрації завдань.