ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ головного спеціаліста відділу з питань управління персоналом апарату Білгород-Дністровської районної державної адміністрації

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ 
головного спеціаліста відділу з питань управління персоналом
апарату Білгород-Дністровської районної державної адміністрації
І.Загальні положення
1.1. Головний спеціаліст відділу з питань управління персоналом (далі - головний спеціаліст) забезпечує реалізацію державної політики з питань управління персоналом у Білгород-Дністровській районній державній адміністрації.
1.2. Головний спеціаліст підзвітний та підконтрольний начальнику відділу з питань управління персоналом. 
1.3. Головний спеціаліст призначається на конкурсній основі і звільняється з посади керівником апарату Білгород-Дністровської районної державної адміністрації, з дотриманням вимог Закону України «Про державну службу». 
1.4. Головний спеціаліст є відповідальною особою, на яку відповідно до її службових та професійних обов’язків покладено організацію роботи, пов’язаною з реалізацією державної політики з питань управління персоналом апарату райдержадміністрації та структурних підрозділів районної державної адміністрації, що не мають статусу юридичної особи публічного права.
       1.6. У випадку тимчасової відсутності іншого головного спеціаліста відділу з питань управління персоналом виконує його обов’язки.
       1.7. Головний спеціаліст відділу з питань управління персоналом повинен мати високе почуття відповідальності, вміння працювати в колективі, бути ініціативним, дисциплінованим, вимогливим до себе.
       1.8. Головний спеціаліст у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про державну службу», «Про запобігання корупції», указами і розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Верховної  Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів центральної виконавчої влади, які прийняті в межах повноважень, що регулюють розвиток відповідних сфер, положенням про відділ з питань управління персоналом апарату районної державної адміністрації, а також цією інструкцією.
        У межах повноважень, визначених посадовими обов’язками, забезпечує виконання зазначених нормативних актів.
        У питаннях організації і застосування методики проведення кадрової роботи керується також відповідними рекомендаціями Нацагентства, Мінсоцполітики, Мін’юсту, Пенсійного фонду України.
ІІ. Завдання та обов’язки
  Головний спеціаліст відділу з питань управління персоналом:
  2.1. бере участь у здійсненні заходів щодо реалізації державної політики з питань управління персоналом в райдержадміністрації.
  2.2. організовує роботу з діловодства у відповідності з чинним законодавством. 
2.3. здійснює контроль за своєчасним виконанням документів органів вищого рівня, розпоряджень голови та наказів керівника апарату райдержадміністрації, інших документів.
2.4. готує відповіді на контрольні документи за дорученням начальника відділу з питань управління персоналом апарату райдержадміністрації.
2.5. бере участь в роботі щодо розробки структури районної державної адміністрації. 
2.6. контролює розроблення посадових інструкцій державних службовців апарату та структурних підрозділів, що не є юридичними особами публічного права, переглядає їх на відповідність встановлених законодавством вимогам.
2.7. вивчає потребу в персоналі на вакантні посади в державному органі та вносить відповідні пропозиції начальнику відділу.
  2.8. приймає документи від кандидатів на зайняття вакантних посад державної служби категорій «Б» і «В», проводить перевірку документів, що подаються кандидатами, на відповідність встановленим законом вимогам, готує повідомлення кандидатам про результати такої перевірки та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору.
      2.9. надсилає кандидатам на зайняття вакантних посад державної служби категорії «Б» і «В» письмові повідомлення про результати конкурсу.
      2.10. здійснює організаційні заходи по проведенню спеціальної перевірки щодо осіб, які претендують на зайняття посад в районній державній адміністрації.
      2.11.    проводить роботу щодо оформлення стажування державних службовців та молоді.
      2.12. вивчає потребу в персоналі на вакантні посади в райдержадміністрації, в межах повноважень відділу, та вносить відповідні пропозиції керівнику державної служби.
     2.13. організовує проведення внутрішніх навчань державних службовців районної державної адміністрації з кадрових питань.
     2.14. здійснює планування професійного навчання державних службовців районної державної адміністрації.
     2.15. надає допомогу державним службовцям у складанні індивідуальної програми підвищення рівня професійної компетентності за результатами оцінювання його службової діяльності.
     2.16. веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань та несе персональну відповідальність за якість її підготовки.
     2.17. аналізує кількісний та якісний склад державних службовців.
     2.18. надає консультативну допомогу з питань управління персоналом керівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації.
     2.19. обчислює стаж державної служби працівників райдержадміністрації в межах повноважень.
     2.20. організовує складення Присяги державного службовця особою, яка вперше вступає на державну службу, оформлює документи про присвоєння відповідних рангів державним службовцям (вносить зазначені відомості до трудових книжок працівників), здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років, оформлює та видає державному службовцю службове посвідчення.
     2.21. готує документи щодо заохочення та нагородження персоналу державними нагородами, відомчими заохочувальними відзнаками відповідно до наданих пропозицій, веде відповідальний облік.
     2.22. ознайомлює державних службовців з правилами внутрішнього службового розпорядку державного органу, посадовими інструкціями та іншими документами з проставленнями ними підписів та дати ознайомлення.
      2.23. забезпечує підготовку матеріалів щодо призначення на посади та звільнення персоналу районної державної адміністрації.
      2.24. формує графік відпусток персоналу районної державної адміністрації, крім самостійних структурних підрозділів, які мають статус юридичних осіб публічного права, контролює їх подання та веде облік.
     2.25. здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників районної державної адміністрації;
     2.26. оформляє та видає довідки про місце роботи працівників, опрацьовує листки тимчасової непрацездатності;
     2.27. у межах компетенції готує розпорядчі документи про відрядження персоналу районної державної адміністрації;
   2.28. забезпечує підготовку документів про призначення державного службовця, про його звільнення, забезпечує видачу у встановленому порядку звільненій особі копії акта про звільнення та належно оформленої трудової книжки;
   2.29. формує графік відпусток персоналу, готує проекти розпорядчих документів щодо надання відпусток персоналу, контролює їх подання та веде облік;
   2.30. здійснює організаційні заходи щодо своєчасного подання державними службовцями відомостей про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за минулий рік до відділу з питань управління персоналом апарату районної державної адміністрації;
   2.31. забезпечує організацію проведення спеціальної перевірки щодо осіб, які претендують на зайняття посад в державному органі;
   2.32. забезпечує захист персональних даних, доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;
   2.33. веде табель обліку робочого часу працівників районної державної адміністрації;
   2.34. забезпечує організацію проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», готує довідку про її результати;
   2.35. здійснює облік військовозобов’язаних і призовників серед персоналу райдержадміністрації, забезпечує бронювання військовозобов’язаних в державному органі, забезпечує контроль за станом військового обліку військовозобов’язаних і призовників в підпорядкованих організаціях. 
Повинен:
2.35.1. при прийнятті громадян на роботу до райдержадміністрації перевіряти наявність у нього військово-облікових документів (у військовозобов’язаних - військових квитків або тимчасових посвідчень, виданих замість військових квитків, а  у призовників – посвідчень про приписку до призовних дільниць) і встановити чи перебувають вони на військовому обліку за місцем проживання.
Військовозобов’язаних  і призовників, які не перебувають на військовому обліку, приймають на роботу лише після зарахування їх на військовий облік в військові комісаріати за місцем реєстрації;
2.35.2. забезпечити повноту і якість обліку всіх військовозобов’язаних і призовників райдержадміністрації, в межах компетенції відділу з питань управління персоналом апарату, за правилами і формами, установленими Міністерством оборони і Міністерством статистики України.
2.35.3.  систематично звіряти особові картки державних службовців та робітників із записами у військових квитках та посвідченнях про приписку до призовних дільниць і подавати ці картки не рідше одного разу на рік до військових комісаріатів для звіряння з обліковими даними військових комісаріатів;
2.35.4.    здійснювати систематичний облік змін у військовозобов’язаних 
І призовників сімейного становища, адреси, місця проживання, службового становища,технічної підготовки, освіти і в п’ятиденний строк вносити ці зміни до їх особових карток та повідомляти про них у відповідні військові комісаріати у визначені ними строки;
2.35.5.   приймати під розписку від військовозобов’язаних і призовників їх військово-облікові документи для подання у військові комісаріати, звіряння з особовими картками та для інших цілей; 
2.35.6.   здійснювати систематичний контроль за проходженням підготовки дострокової військової служби всіма юнаками призовного віку, які працюють у райдержадміністрації ( відвідування ними медичних установ), вживати заходів щодо забезпечення повного відвідування і якісного проведення цієї підготовки;
2.35.7.  своєчасно оформляти бронювання за народним господарством військовозобов’язаних із числа інженерно-технічних працівників і кваліфікованих робітників, подавати щороку в грудні місяці до відповідних військових комісаріатів списки осіб, які підлягають приписці до призовних дільниць.
2.35.8.      здійснювати систематичний контроль за проходження підготовки до строкової військової служби всіма юнаками допризовного і призовного віку, які працюють в райдержадміністрації, вживати заходів щодо забезпечення повного відвідування і якісного проведення цієї підготовки;
2.35.9.      оповіщати військовозобов’язаних і призовників на вимогу військових комісаріатів і сприяти їх своєчасній явці за цим викликом;
2.35.10. в семиденний строк повідомляти у військові комісаріати про всіх військовозобов’язаних і призовників, прийнятих на роботу чи звільнених з роботи
2.35.11. брати на облік військовозобов’язаних і призовників, працюючих в райдержадміністрації, які заявили про зміни в стані здоров’я,  і один раз на місяць повідомляти про це військові комісаріати.
2.35.12. систематично проводити широку роз’яснювальну роботу серед військовозобов’язаних і призовників про неухильне дотримання вимог Закону
України «Про військовий обов’язок і військову службу» щодо військового обліку і забезпечувати суворий контроль за виконанням цього Закону;
2.35.2. вимагати від військовозобов’язаних і призовників при влаштуванні на роботу мати в заяві, а при звільненні з роботи – в обхідному листку, відмітку військкомату;
2.35.3. вести журнал перевірок стану обліку військовозобов’язаних і призовників та бронювання працівників;
2.36. розглядати звернення громадян, підприємств, установ та організацій, посадових осіб, запити та звернення народних депутатів, запити на інформацію з питань управління персоналом;
2.37.          проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства про працю та державну службу.
III.Права
Головний спеціаліст відділу з питань управління персоналом апарату районної державної адміністрації має право на:
- повагу до своєї особистості, честі та гідності, справедливе і шанобливе ставлення з боку керівників, колег та інших осіб;
- чітке визначення посадових обов’язків;
- належні умови для роботи та їх матеріально-технічне забезпечення;
- оплату праці залежно від займаної посади, результатів службової діяльності, стажу державної служби та рангу;
- відпустки, соціальне та пенсійне забезпечення відповідно до закону;
- професійне навчання, зокрема за державні кошти, відповідно до потреб державного органу;
- просування по службі з урахуванням професійної компетентності та за умови сумлінного виконання своїх посадових обов’язків;
- оскарження в установленому порядку рішень про накладення дисциплінарного стягнення, звільнення з посади державної служби, а також висновку, що містить негативну оцінку за результатами оцінювання його службової діяльності;
- захист від незаконного переслідування з боку державних органів та їх посадових осіб у разі повідомлення про факти порушення вимог Закону України «Про державну службу»;
-  отримання від державних органів, підприємств, установ та організацій, органів місцевого самоврядування необхідної інформації з питань, що належать до його повноважень, у випадках, встановлених законом;
- безперешкодне ознайомлення з документами про проходження ним державної служби, у тому числі висновками щодо результатів оцінювання його службової діяльності;
- проведення службового розслідування за його вимогою з метою зняття безпідставних, на його думку, звинувачень або підозри;
- перевірку та контроль дотримання правил внутрішнього службового розпорядку, вимог законодавства про працю та державну службу в апараті та відповідних структурних підрозділах райдержадміністрації;
- участь в нарадах, зборах, засіданнях та інших заходах з питань кадрової роботи, що проводиться в районній державній адміністрації;
- внесення пропозицій щодо вдосконалення кадрової роботи, підвищення ефективності державної служби в райдержадміністрації з питань, що стосуються його діяльності.
 
IV.Кваліфікаційні вимоги
На посаду головного спеціаліста відділу з питань управління персоналом апарату райдержадміністрації призначається особа, яка відповідає загальним вимогам, а саме: має вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо – кваліфікаційним рівнем не нижче молодшого бакалавра або бакалавра, вільно володіє державною мовою.
Головний спеціаліст (особа, що претендує на посаду головного спеціаліста) повинен відповідати спеціальним вимогам до професійної компетентності, затвердженим керівником апарату районної державної адміністрації.
Головний спеціаліст відділу повинен знати основи законодавства у сфері управління персоналом, методи контролю рішень і доручень, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.
V.Повинен знати 
Конституцію України, законодавство про державну службу, про боротьбу з корупцією; положення, інструкції, інші керівні і нормативні документи щодо державної служби; Закон України «Про звернення громадян»; Інструкцію з діловодства в органах виконавчої влади; Регламент роботи Білгород-Дністровської районної державної адміністрації; правила ділового етикету; правила та норми охорони праці та протипожежного захисту; основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби,  державну мову на рівні вільного володіння.
VІ.Відповідальність.
Головний спеціаліст відділу несе відповідальність, передбачену чинним законодавством, в тому числі, за: невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків, бездіяльність, порушення правил етичної поведінки, службової дисципліни, обмежень, пов’язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.
VIІ. Взаємовідносини(зв’язки) за посадою
7.1. Головний спеціаліст отримує доручення, необхідні для виконання посадових обов’язків від начальника відділу з питань управління персоналом та готує інформацію у визначений ним термін.
7.2. Проекти розпорядчих актів райдержадміністрації, що готує головний спеціаліст, підлягають погодженню з начальником відділу з питань управління персоналу, начальником юридичного відділу та начальником відділу фінансово-господарського забезпечення (у разі наявності фінансової складової в розпорядчому документі).
7.3. На час відсутності головного спеціаліста відділу (перебування у відпустці, в стані тимчасової непрацездатності чи з інших підстав) виконання його обов’язків покладається на іншого головного спеціаліста згідно пропозиції начальника відділу з питань управління персоналом.
7.4. Головний спеціаліст відділу на час відсутності начальника відділу з питань управління персоналом з будь-яких обставин виконує його посадові обов’язки відповідно до розпорядчого документа керівника апарату райдержадміністрації.